Configurer votre Inventaire

Configurer les entrepôts, ajouter des produits, définir les niveaux de stock et activer les alertes

Configurer votre Inventaire

Ce tutoriel vous guide dans la configuration du module Inventaire de VIA ERP depuis zéro — y compris la création des entrepôts, l’ajout de produits, la saisie du stock initial, les alertes, l’automatisation des réapprovisionnements et votre premier inventaire physique. À la fin, votre inventaire sera opérationnel et suivra les stocks avec précision.

Remarque : Le module Inventaire nécessite l’activation de la fonctionnalité Gestion des Stocks. Allez dans Paramètres → Fonctionnalités → Gestion des Stocks et activez-la avant de continuer.

Étape 1 : Configurer les Entrepôts

Si votre organisation stocke des marchandises dans plusieurs emplacements physiques, activez d’abord la fonctionnalité Multi-Entrepôts.

Remarque : Si vous n’avez qu’un seul lieu de stockage, passez à l’Étape 2. VIA ERP crée un entrepôt par défaut (Entrepôt Principal) lors de l’onboarding.

Activer le Multi-Entrepôts

  1. Allez dans Paramètres → Fonctionnalités.
  2. Activez Multi-Entrepôts.
  3. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Ajouter un Entrepôt

  1. Allez dans Inventaire → Entrepôts.
  2. Cliquez sur Nouvel Entrepôt.
  3. Renseignez :
    • Nom — ex. Entrepôt Principal, Centre de Distribution Nord
    • Code — identifiant court, ex. ENT-PRINC, ENT-NORD
    • Adresse — emplacement physique
    • Responsable — gestionnaire de l’entrepôt (optionnel)
  4. Sous Zones de Stockage (optionnel), ajoutez des zones dans l’entrepôt :
    • Nom de la Zone — ex. Zone A, Zone Réfrigérée, Stockage Vrac
    • Description
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Répétez pour chaque entrepôt. Tous les entrepôts seront sélectionnables lors des réceptions, expéditions et transferts de stock.

Conseil : Utilisez des codes significatifs pour les entrepôts — ils apparaissent dans toute l’interface et sur les bons de livraison. Restez courts (moins de 10 caractères) et descriptifs.

Étape 2 : Configurer les Catégories de Produits

Les catégories organisent vos produits pour le filtrage, le reporting et l’application de paramètres globaux (taux de TVA par défaut, méthodes de valorisation).

  1. Allez dans Catalogue Produit → Catégories.
  2. Cliquez sur Nouvelle Catégorie.
  3. Renseignez :
    • Nom — ex. Électronique, Matières Premières, Produits Finis
    • Catégorie Parente — pour une organisation hiérarchique (optionnel)
    • Taxe par défaut — taxe appliquée automatiquement aux produits de cette catégorie
    • Méthode de Valorisation — FIFO, CMUP (Coût Moyen Pondéré) ou Coût Standard
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Structure de Catégories Recommandée

Niveau 1Niveau 2 (exemples)
Matières PremièresMétaux, Plastiques, Produits chimiques
Produits FinisÉlectronique, Mobilier, Prêt-à-porter
ServicesConseil, Maintenance, Support
ConsommablesFournitures de bureau, Emballages

Conseil : Appliquez la méthode de valorisation au niveau de la catégorie pour assurer la cohérence sur tous les produits de cette catégorie. Changer la méthode après des mouvements de stock nécessite une révision comptable.

Étape 3 : Ajouter des Produits Physiques (avec Variantes)

Ajouter un Produit Simple

  1. Allez dans Catalogue Produit → Produits.
  2. Cliquez sur Nouveau Produit et sélectionnez Produit Physique.
  3. Renseignez l’onglet Général :
    • Nom du Produit
    • SKU / Code de Référence
    • Catégorie
    • Unité de Mesure (ex. pièce, kg, litre, carton)
    • Description (affichée sur les factures et bons de livraison)
  4. Renseignez l’onglet Tarification :
    • Prix de Vente — le prix que vous facturez aux clients
    • Prix de Revient — votre coût d’achat ou de fabrication
  5. Renseignez l’onglet Inventaire :
    • Suivre le Stock — activez cette option pour suivre les niveaux de stock
    • Niveau de Stock Minimum — déclenche l’alerte de stock faible
    • Quantité de Réapprovisionnement — quantité à commander lors du réassort
  6. Renseignez l’onglet Achats :
    • Liez les Fournisseurs Préférés avec leurs prix unitaires et délais
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des Variantes de Produit

Utilisez les variantes pour les produits disponibles en différentes tailles, couleurs ou configurations (ex. un t-shirt en tailles S/M/L et couleurs Rouge/Bleu).

  1. Ouvrez un produit et allez à l’onglet Variantes.
  2. Cliquez sur Gérer les Attributs pour définir les dimensions de variantes :
    • Nom de l’Attribut — ex. Taille, Couleur
    • Options — ex. S, M, L / Rouge, Bleu, Vert
  3. Cliquez sur Générer les Variantes — VIA ERP crée automatiquement toutes les combinaisons (S/Rouge, S/Bleu, M/Rouge, M/Bleu, etc.).
  4. Vérifiez les variantes générées :
    • Attribuez des SKUs individuels à chaque variante
    • Ajustez le prix ou le coût pour les variantes dont le prix diffère
    • Téléchargez des images spécifiques à chaque variante
  5. Cliquez sur Enregistrer les Variantes.

Conseil : Pour les produits avec de nombreuses combinaisons d’attributs, utilisez le Constructeur de Matrice pour sélectionner visuellement uniquement les combinaisons que vous commercialisez réellement.

Étape 4 : Saisir le Stock Initial

Au lancement, vous devez enregistrer les quantités de stock actuellement disponibles. Cela se fait via des Entrées de Stock (également appelées stock d’ouverture ou ajustement de stock).

  1. Allez dans Inventaire → Entrées de Stock.
  2. Cliquez sur Nouvelle Entrée de Stock.
  3. Sélectionnez le Type d’Entrée : Stock d'Ouverture (ou Ajustement de Stock pour des corrections après le démarrage).
  4. Sélectionnez l’Entrepôt.
  5. Ajoutez les produits :
    • Produit / Variante
    • Quantité — quantité actuellement disponible
    • Coût Unitaire — le coût par unité pour la valorisation
    • Numéro de Lot / Série (si le suivi par lot est activé)
    • Date de Péremption (si applicable)
  6. Ajoutez une Référence (ex. “Entrée de stock d’ouverture — Juin 2026”).
  7. Cliquez sur Valider — les niveaux de stock sont mis à jour immédiatement.

Remarque : Les entrées de stock d’ouverture créent des écritures comptables (débit : compte Stocks ; crédit : compte Ajustement Stock d’Ouverture). Coordonnez-vous avec votre comptable avant de valider de grandes entrées.

Vérifier les Niveaux de Stock

Après la saisie, vérifiez le stock :

  1. Allez dans Inventaire → Niveaux de Stock.
  2. Filtrez par entrepôt et produit pour voir les quantités actuelles.
  3. Le rapport Valorisation des Stocks affiche la valeur totale de l’inventaire.

Étape 5 : Configurer les Alertes de Stock Faible

Les alertes de stock faible vous notifient lorsque la quantité d’un produit tombe en dessous du seuil minimum afin que vous puissiez commander avant la rupture.

  1. Ouvrez la fiche produit.
  2. Allez à l’onglet Inventaire.
  3. Définissez :
    • Niveau de Stock Minimum — l’alerte se déclenche quand le stock est égal ou inférieur à cette valeur
    • Destinataires des Alertes — les utilisateurs ou rôles qui reçoivent la notification
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Paramètres d’Alerte Globaux

  1. Allez dans Paramètres → Inventaire → Alertes Stock.
  2. Configurez :
    • Méthode de Notification — notification in-app, email ou les deux
    • Fréquence des Alertes — immédiate ou récapitulatif quotidien
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Conseil : Utilisez le filtre Stock Faible dans Inventaire → Niveaux de Stock pour voir en un coup d’œil tous les produits en dessous de leur seuil minimum.

Étape 6 : Configurer les Règles de Réapprovisionnement Automatique

Les règles de réapprovisionnement automatique créent automatiquement un Bon de Commande (ou une Demande d’Achat) lorsque le stock descend en dessous du point de réapprovisionnement.

  1. Allez dans Inventaire → Règles de Réapprovisionnement (ou ouvrez un produit → onglet Inventaire → Règles de Réapprovisionnement).
  2. Cliquez sur Nouvelle Règle de Réapprovisionnement.
  3. Configurez :
    • Produit / Variante
    • Entrepôt
    • Point de Réapprovisionnement — quantité de déclenchement
    • Quantité de Réapprovisionnement — quantité à commander
    • Fournisseur Préféré — le fournisseur pour le BC auto-généré
    • Délai de Livraison (jours) — durée de livraison (pour la planification)
    • Action — Créer BC Brouillon ou Créer DA
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Fonctionnement du Réapprovisionnement Automatique

ScénarioNiveau de StockAction
Stock au-dessus du point de réapprovisionnement50 unitésAucune action
Stock atteint le point de réapprovisionnement20 unitésBC brouillon créé automatiquement
BC brouillon créé—L’équipe achats vérifie et confirme

Remarque : Les règles de réapprovisionnement créent des bons de commande en Brouillon — elles ne confirment ni n’envoient automatiquement les BCs aux fournisseurs. Une personne doit réviser et confirmer chaque BC généré.

Étape 7 : Effectuer un Inventaire Physique

Un inventaire physique réconcilie les quantités de stock dans le système avec ce qui est physiquement présent en entrepôt.

Quand Effectuer un Inventaire

  • Programme annuel ou par cycle
  • Avant une clôture comptable
  • Après un vol ou une perte présumée
  • Après une migration de système ou un démarrage

Déroulement de l’Inventaire

  1. Allez dans Inventaire → Inventaires Physiques.
  2. Cliquez sur Nouvel Inventaire.
  3. Configurez :
    • Entrepôt — l’emplacement à inventorier
    • Date de comptage — la date du comptage physique
    • Produits à Compter — tous les produits, une catégorie ou une sélection personnalisée
  4. Cliquez sur Générer la Feuille de Comptage.
  5. Imprimez ou exportez la feuille et distribuez-la au personnel d’entrepôt.
  6. Le personnel compte physiquement chaque article et note la Quantité Comptée.
  7. Dans VIA ERP, saisissez les quantités comptées dans la colonne Qté Comptée.
  8. VIA ERP calcule les écarts (quantité système vs. quantité comptée).
  9. Examinez les écarts :
    • Écart positif — plus de stock que prévu
    • Écart négatif — moins de stock que prévu (enquêter sur la cause)
  10. Cliquez sur Valider l’Inventaire — VIA ERP enregistre les écritures d’ajustement pour corriger les quantités.

Conseil : Pour les grands entrepôts, utilisez le Comptage Cyclique — comptez un sous-ensemble de produits chaque semaine pour ne jamais avoir besoin d’arrêter les opérations pour un inventaire complet.

Étape 8 : Générer le Rapport de Valorisation des Stocks

Le rapport de valorisation des stocks affiche la valeur financière totale de votre inventaire.

  1. Allez dans Inventaire → Rapports → Valorisation des Stocks.
  2. Sélectionnez :
    • À la date du — instantané à un moment donné
    • Entrepôt — tous les entrepôts ou un entrepôt spécifique
    • Catégorie — filtrer par catégorie de produit
  3. Cliquez sur Générer le Rapport.

Le rapport affiche :

ProduitCatégorieQté en StockCoût UnitaireValeur Totale
Produit AÉlectronique10050,00 €5 000,00 €
Produit BMatières Premières2508,50 €2 125,00 €
Total7 125,00 €
  1. Exportez en Excel ou PDF pour les archives comptables.

Remarque : Le total de la valorisation des stocks doit se réconcilier avec le solde du compte Stocks au bilan. Effectuez cette réconciliation à la clôture mensuelle.

Prochaines étapes

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Contactez le support à info@innoway-solutions.com ou consultez la FAQ.

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