Vue d'ensemble du portail client
Portail libre-service pour vos clients
Module portail client
Le portail client de VIA ERP offre à vos clients un accès sécurisé et autonome à leurs informations : documents commerciaux, suivi de projets, historique des échanges et support.
Fonctionnalités principales
Accès documents
- Devis — Consultez, acceptez ou refusez les devis en ligne
- Factures — Téléchargez les factures au format PDF
- Bons de commande — Suivez l’état des commandes
- Avoirs — Accédez aux notes de crédit
Suivi de projets
- Avancement — Visualisez la progression en temps réel
- Jalons — Suivez les étapes clés du projet
- Livrables — Téléchargez les fichiers et documents livrés
- Timeline — Historique complet du projet
Communication
- Messagerie — Échangez avec votre interlocuteur commercial
- Notifications — Recevez des alertes sur les nouveaux documents
- Commentaires — Laissez des commentaires sur les documents et projets
Activer le portail client
Configuration
- Accédez à Paramètres → Portail client
- Activez le portail
- Configurez les options :
| Option | Description |
|---|---|
| URL personnalisée | Sous-domaine ou domaine dédié |
| Logo et couleurs | Personnalisation visuelle |
| Modules visibles | Documents, projets, support |
| Inscription | Par invitation uniquement ou auto-inscription |
| Langue par défaut | FR, EN ou AR |
Personnaliser l’apparence
- Logo — Votre logo d’entreprise
- Couleur principale — Couleur de votre marque
- Page d’accueil — Message de bienvenue personnalisé
- Pied de page — Liens utiles et mentions légales
Inviter un client
Envoyer une invitation
- Ouvrez la fiche du contact client
- Cliquez sur Inviter au portail
- Un email d’invitation est envoyé avec :
- Lien de connexion
- Instructions de première connexion
- Création du mot de passe
Accès automatique
Vous pouvez configurer l’envoi automatique d’une invitation portail lorsqu’un lead est converti en client.
Gestion des accès
| Action | Description |
|---|---|
| Activer | Donner accès au portail |
| Désactiver | Suspendre temporairement l’accès |
| Révoquer | Supprimer définitivement l’accès |
| Réinitialiser le mot de passe | Envoyer un lien de réinitialisation |
Espace documents
Vue client
Le client voit ses documents organisés par type :
Devis
- Liste de tous les devis émis
- Statut de chaque devis (en attente, accepté, expiré)
- Boutons Accepter et Refuser pour les devis en attente
- Téléchargement du PDF
Factures
- Liste des factures avec statut de paiement
- Montant total, montant payé, solde restant
- Date d’échéance avec indicateur de retard
- Téléchargement du PDF
Historique des paiements
- Liste de tous les paiements effectués
- Date, montant, mode de paiement
- Facture associée
Suivi de projets
Vue projet client
Le client accède à une vue simplifiée de ses projets :
- Barre de progression — Pourcentage d’avancement global
- Phases — État de chaque phase (terminée, en cours, à venir)
- Jalons — Dates clés et leur statut
- Dernières mises à jour — Activité récente du projet
Livrables
Les fichiers et documents livrés sont accessibles :
- Téléchargement direct
- Historique des versions
- Commentaires associés
Limitations
Le client ne voit pas :
- Les tâches internes de l’équipe
- Les budgets et coûts internes
- Les notes privées
- Les discussions internes de l’équipe
Messagerie du portail
Communication sécurisée
Le système de messagerie intégré permet :
- Échange de messages avec le commercial assigné
- Pièces jointes (fichiers, captures d’écran)
- Historique complet des conversations
- Notifications par email à chaque nouveau message
Fonctionnement
- Le client envoie un message depuis son portail
- Le commercial reçoit une notification dans VIA ERP
- Le commercial répond directement depuis la fiche client
- Le client reçoit la réponse sur son portail et par email
Sécurité du portail
Authentification
- Connexion par email et mot de passe
- Support de l’authentification à deux facteurs (optionnel)
- Expiration de session configurable
- Verrouillage après tentatives échouées
Confidentialité des données
- Chaque client ne voit que ses propres données
- Les documents d’un client sont invisibles pour les autres clients
- Les permissions sont gérées côté serveur
- Chiffrement des données en transit (HTTPS) et au repos
Journalisation
Toutes les actions du client sont enregistrées :
- Connexions et déconnexions
- Documents consultés et téléchargés
- Devis acceptés ou refusés
- Messages envoyés
Rapports du portail
Métriques d’utilisation
| Métrique | Description |
|---|---|
| Clients actifs | Nombre de clients connectés sur la période |
| Documents consultés | Nombre de téléchargements et vues |
| Devis acceptés | Taux d’acceptation via le portail |
| Messages échangés | Volume de communication |
| Délai de réponse | Temps moyen avant acceptation d’un devis |
Bonnes pratiques
- Invitez vos clients dès la conclusion de la vente
- Personnalisez le portail avec votre identité visuelle
- Activez les notifications pour informer les clients des nouveaux documents
- Utilisez la messagerie intégrée plutôt que les emails externes
- Mettez à jour régulièrement l’avancement des projets visible par le client
Prochaine étape
Contactez le support VIA ERP pour étudier les options d’intégration avec vos autres outils.
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