Facturer et Encaisser : Flux de Facturation

Comment créer des factures, les envoyer, suivre les paiements et gérer les comptes en retard

Facturer et Encaisser : Flux de Facturation

Ce tutoriel couvre l’intégralité du cycle de facturation dans VIA ERP — depuis la génération d’une facture jusqu’à l’encaissement, la gestion des exceptions et le rapprochement bancaire. Que vous facturiez des heures de projet, des produits physiques ou des abonnements, ce guide vous concerne.

Vue d’ensemble : Flux de Statuts d’une Facture

StatutSignification
BrouillonEn cours de préparation ; pas encore envoyée
ConfirméeValidée en interne ; prête à être envoyée
EnvoyéeTransmise au client
Partiellement PayéeUn ou plusieurs paiements partiels enregistrés
PayéeIntégralement réglée
En retardDate d’échéance dépassée avec solde impayé
AnnuléeAnnulée ; remplacée par un avoir

Étape 1 : Créer une Facture

VIA ERP propose trois méthodes selon votre workflow :

1a. À partir de zéro

  1. Allez dans Facturation → Factures.
  2. Cliquez sur Nouvelle Facture.
  3. Renseignez :
    • Client — sélectionnez le contact ou l’entreprise
    • Date de facture — par défaut, la date du jour
    • Date d’échéance — calculée selon les Conditions de paiement du client
    • Devise — par défaut votre devise de base
  4. Ajoutez des lignes :
    • Produit / Service
    • Description
    • Quantité et Prix unitaire
    • Remise (optionnelle, par ligne ou document)
    • Taxe — appliquée automatiquement selon la configuration
  5. Ajoutez des notes ou des conditions générales en pied de facture.
  6. Cliquez sur Enregistrer pour conserver en Brouillon.

1b. À partir d’un Devis ou d’un Bon de Commande

C’est le chemin le plus courant pour éviter la ressaisie.

  1. Ouvrez le Bon de Commande confirmé (ou le Devis accepté).
  2. Cliquez sur Créer une Facture.
  3. Choisissez ce qui doit être facturé :
    • Commande complète — tout facturer
    • Basé sur les livraisons — facturer uniquement ce qui a été livré
    • Personnalisé — sélectionner manuellement les quantités à facturer
  4. Vérifiez et cliquez sur Enregistrer.

Conseil : Pour la facturation basée sur des projets, utilisez le Suivi des temps et dépenses dans le module Projets et cliquez sur Créer une Facture depuis les feuilles de temps pour importer directement les heures facturables.

1c. Facture Récurrente

Pour les clients sous abonnement ou contrat récurrent :

  1. Allez dans Facturation → Factures Récurrentes.
  2. Cliquez sur Nouvelle Facture Récurrente.
  3. Configurez :
    • Modèle — contenu de la facture (client, produits, montants)
    • Fréquence — Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle, Annuelle
    • Date de début et Date de fin (ou sans fin)
    • Envoi automatique — optionnellement envoyer automatiquement à chaque génération
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 2 : Vérifier et Valider

Avant envoi, vérifiez toujours la facture :

VérificationCe qu’il faut contrôler
Informations clientNom de facturation, adresse, numéro de TVA corrects
Lignes de facturationProduits/services, quantités et prix exacts
TaxesTaux de TVA corrects appliqués à chaque ligne
TotauxSous-total, remise, taxe et total TTC corrects
Date d’échéanceConforme aux conditions de paiement convenues
DeviseBonne devise, notamment pour les clients étrangers

Une fois satisfait :

  1. Cliquez sur Valider (ou Confirmer la Facture).
  2. Le statut passe de Brouillon à Confirmée.
  3. Un numéro de facture séquentiel est attribué automatiquement.

Remarque : Une facture confirmée ne peut plus être modifiée directement. Pour corriger une erreur, vous devez l’annuler et en créer une nouvelle, ou émettre un Avoir pour ajuster des lignes spécifiques.

Étape 3 : Envoyer au Client

Envoi par Email

  1. Ouvrez la facture confirmée.
  2. Cliquez sur Envoyer par Email.
  3. Vérifiez l’email pré-rempli :
    • Objet (personnalisable)
    • Corps du message depuis votre modèle
    • Facture PDF en pièce jointe
  4. Ajoutez des destinataires en copie si nécessaire.
  5. Cliquez sur Envoyer — le statut de la facture passe à Envoyée avec un horodatage.

Portail Client

Si le Portail Client est activé :

  • Le client reçoit un lien sécurisé pour consulter sa facture en ligne.
  • Il peut télécharger le PDF, voir l’historique des paiements et, si configuré, payer en ligne.

Envoi Groupé

Pour envoyer plusieurs factures à la fois :

  1. Dans la liste des factures, cochez les cases des factures concernées.
  2. Cliquez sur Actions → Envoyer la sélection.
  3. Confirmez — VIA ERP envoie toutes les factures sélectionnées à l’email de chaque client.

Conseil : Personnalisez les modèles d’email de facture dans Paramètres → Modèles d’Email → Facture Envoyée pour inclure votre logo, vos instructions de paiement et vos coordonnées bancaires.

Étape 4 : Enregistrer des Paiements Partiels

Certains clients paient en plusieurs fois. VIA ERP gère les paiements partiels sans difficulté.

  1. Ouvrez la facture (statut Envoyée ou Confirmée).
  2. Cliquez sur Enregistrer un Paiement.
  3. Saisissez :
    • Montant — le montant partiel reçu
    • Date de paiement
    • Mode de paiement (Virement, Chèque, Espèces, Carte, etc.)
    • Compte bancaire — le compte où les fonds ont été reçus
    • Référence — référence de transaction ou numéro de chèque
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Le statut de la facture passe à Partiellement Payée et le solde restant est affiché. Répétez pour chaque paiement suivant.

Total FacturePaiement 1Paiement 2Restant
5 000 €2 000 € (Jour 1)2 000 € (Jour 30)1 000 €

Étape 5 : Gérer les Factures en Retard

Lorsqu’une facture dépasse sa date d’échéance sans paiement complet, elle passe automatiquement à En retard.

Envoi de Relances (Recouvrement)

  1. Allez dans Facturation → Factures en Retard (vue filtrée).
  2. Sélectionnez une ou plusieurs factures en retard.
  3. Cliquez sur Envoyer une Relance.
  4. Choisissez le modèle de relance :
    • Rappel Amical — premier avis, ton bienveillant
    • Deuxième Avis — plus ferme, fait référence au premier rappel
    • Mise en Demeure — formel, peut mentionner des pénalités
  5. Cliquez sur Envoyer — la relance est consignée dans la chronologie de la facture.

Règles de Relance Automatique

Configurez des relances automatisées dans Paramètres → Facturation → Règles de Relance :

RègleDéclencheurAction
Première relance3 jours après l’échéanceEnvoyer email “Rappel Amical”
Deuxième relance14 jours après l’échéanceEnvoyer email “Deuxième Avis”
Escalade30 jours après l’échéanceNotifier le responsable de compte

Pénalités de Retard

Si vos conditions prévoient des pénalités de retard :

  1. Ouvrez la facture en retard.
  2. Cliquez sur Ajouter une Pénalité de Retard.
  3. Saisissez le montant ou le pourcentage.
  4. Cliquez sur Ajouter — une nouvelle ligne est ajoutée à la facture.

Remarque : Vérifiez toujours les exigences légales locales avant d’appliquer des pénalités de retard. Certaines juridictions exigent que les conditions de pénalités soient explicitement stipulées dans le contrat initial.

Étape 6 : Appliquer des Avoirs

Un avoir réduit le montant dû par le client. Utilisez-le pour :

  • Corriger une facture surévaluée
  • Traiter un retour produit
  • Accorder une remise commerciale après facturation

Créer un Avoir

  1. Ouvrez la facture à créditer.
  2. Cliquez sur Créer un Avoir.
  3. Choisissez :
    • Avoir total — annule la totalité de la facture
    • Avoir partiel — spécifiez les lignes et montants à créditer
  4. Ajoutez un motif pour l’avoir.
  5. Cliquez sur Valider — l’avoir est créé au statut Confirmé.

Appliquer l’Avoir

  1. Ouvrez l’avoir.
  2. Cliquez sur Imputer sur une Facture.
  3. Sélectionnez la ou les factures sur lesquelles imputer le crédit.
  4. VIA ERP réduit le solde restant des factures sélectionnées.

Conseil : Un avoir peut également être remboursé en espèces si le client préfère un remboursement à un crédit. Cliquez sur Rembourser sur l’avoir et enregistrez le paiement sortant.

Étape 7 : Passage en Pertes et Profits des Créances Irrécouvrables

Pour les factures véritablement irrécouvrables (client insolvable, litige résolu, solde résiduel faible) :

  1. Ouvrez la facture.
  2. Cliquez sur Plus d’Actions → Passer en Pertes et Profits.
  3. Saisissez :
    • Date de passage en pertes
    • Compte de charges — le compte de charges pour créances douteuses
    • Motif — pour la piste d’audit
  4. Cliquez sur Confirmer.

La facture est marquée Passée en Pertes et Profits et l’écriture comptable correspondante est enregistrée dans votre compte de charges.

Remarque : Le passage en pertes et profits a des implications fiscales et comptables. Consultez votre comptable avant de passer des montants significatifs, car les règles de crédit TVA pour créances douteuses varient selon les juridictions.

Étape 8 : Rapprochement des Paiements avec les Relevés Bancaires

Le rapprochement bancaire garantit que les paiements enregistrés dans VIA ERP correspondent à vos transactions bancaires réelles.

  1. Allez dans Trésorerie → Rapprochement Bancaire.
  2. Sélectionnez le Compte Bancaire et la Période du relevé.
  3. Importez votre relevé bancaire :
    • Cliquez sur Importer un Relevé et téléchargez le fichier CSV ou OFX de la banque.
    • Ou saisissez les transactions manuellement.
  4. VIA ERP rapproche automatiquement les transactions importées aux paiements enregistrés par :
    • Correspondance de montant
    • Proximité de date
    • Correspondance de référence
  5. Examinez les entrées auto-rapprochées (en vert) et confirmez-les.
  6. Rapprochez manuellement les entrées non rapprochées :
    • Cliquez sur une transaction bancaire non rapprochée.
    • Trouvez et sélectionnez l’enregistrement de paiement correspondant.
    • Cliquez sur Rapprocher.
  7. Analysez les écarts :
    • Transactions en banque absentes de VIA ERP → enregistrer le paiement ou la charge bancaire manquants.
    • Paiements dans VIA ERP absents de la banque → contacter le client ou vérifier le timing.
  8. Une fois toutes les transactions rapprochées, cliquez sur Clôturer le Rapprochement.

Conseil : Effectuez le rapprochement bancaire au minimum chaque mois — idéalement chaque semaine — pour détecter les erreurs tôt et maintenir une visibilité précise sur votre trésorerie.

Piste d’Audit

Chaque facture dans VIA ERP maintient une piste d’audit complète :

  • Qui l’a créée, modifiée et validée
  • Quand chaque email a été envoyé et à qui
  • Tous les paiements enregistrés avec montants et dates
  • Avoirs et passages en pertes et profits appliqués
  • Historique des approbations (si les workflows sont activés)

Accédez à la piste d’audit via l’onglet Chronologie sur tout enregistrement de facture.

Prochaines étapes

Besoin d’aide ?

Contactez le support à info@innoway-solutions.com ou consultez la FAQ.

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