Du Lead à la Vente : Cycle de Vente Complet

Guide étape par étape depuis la capture d'un lead jusqu'à la conclusion d'une vente et la génération d'un bon de commande

Du Lead à la Vente : Cycle de Vente Complet

Ce tutoriel vous guide à travers le processus de vente complet dans VIA ERP — du moment où un client potentiel apparaît sur votre radar jusqu’à la signature d’une commande et l’encaissement du paiement. Suivez chaque étape dans l’ordre pour un résultat optimal.

Vue d’ensemble : Le Pipeline de Vente

Avant de commencer, voici le flux de documents et de statuts que vous allez suivre :

ÉtapeDocument / EnregistrementStatuts clés
ProspectionLeadNouveau → Contacté → Qualifié → Perdu
OpportunitéOpportunitéOuverte → En cours → Gagnée → Perdue
DevisDevisBrouillon → Envoyé → Accepté / Refusé → Converti
ConclusionBon de commandeBrouillon → Confirmé → Livré
FacturationFactureBrouillon → Envoyée → Payée

Étape 1 : Capturer un Lead

Un lead représente une personne ayant manifesté de l’intérêt mais qui n’a pas encore été qualifiée comme opportunité réelle.

1a. Saisie manuelle

  1. Allez dans CRM → Leads dans la barre latérale.
  2. Cliquez sur Nouveau Lead.
  3. Renseignez les champs requis :
    • Nom complet ou Nom de l’entreprise
    • Email et Téléphone
    • Source du lead (ex. Site web, Référence, Salon professionnel)
    • Assigné à — le commercial responsable
  4. Cliquez sur Enregistrer.

1b. Import depuis un fichier CSV

  1. Dans CRM → Leads, cliquez sur Importer.
  2. Téléchargez le modèle CSV si nécessaire.
  3. Importez votre fichier et mappez les colonnes.
  4. Cliquez sur Importer les leads — les doublons sont détectés automatiquement.

1c. Formulaire web / Intégration

Si le module Marketing est activé, les leads capturés via des formulaires intégrés ou des intégrations (email, chatbot) apparaissent automatiquement dans la liste avec la source identifiée.

Conseil : Activez le Scoring des Leads dans Paramètres → CRM → Scoring pour attribuer automatiquement une note basée sur la taille de l’entreprise, la source et l’engagement. Les leads à score élevé apparaissent en tête de pipeline.

Étape 2 : Qualifier le Lead

Tous les leads ne méritent pas d’être poursuivis. La qualification distingue les acheteurs réels des simples curieux.

  1. Ouvrez un enregistrement de lead et examinez ses informations.
  2. Enregistrez une activité pour consigner votre premier contact :
    • Cliquez sur Enregistrer une activité → choisissez Appel, Email ou Réunion.
    • Ajoutez des notes et définissez une date de suivi.
  3. Mettez à jour le Statut du lead :
    • Nouveau — vient d’être capturé, pas encore contacté
    • Contacté — vous avez pris contact
    • Qualifié — le lead répond à vos critères d’acheteur (budget, autorité, besoin, délai)
    • Perdu — ne convient pas ; ajoutez une Raison de perte pour le reporting

Critères de qualification BANT

CritèreCe qu’il faut évaluer
BudgetLe prospect dispose-t-il de fonds alloués ?
AutoritéParlez-vous à un décideur ?
BesoinA-t-il un problème réel que votre produit résout ?
TimingEst-il prêt à acheter dans votre cycle de vente ?

Remarque : Ne passez un lead au statut Qualifié qu’après avoir confirmé les quatre critères BANT ci-dessus. Cela préserve la fiabilité de vos indicateurs de pipeline.

Étape 3 : Convertir un Lead en Opportunité

Une fois le lead qualifié, convertissez-le en Opportunité pour le suivre dans votre pipeline commercial.

  1. Ouvrez l’enregistrement du lead qualifié.
  2. Cliquez sur Convertir en Opportunité dans la barre d’actions supérieure.
  3. Dans la fenêtre de conversion :
    • Confirmez ou mettez à jour le Contact et l’Entreprise liés à l’opportunité.
    • Définissez le Revenu attendu et la Date de clôture prévue.
    • Choisissez l’Étape du Pipeline (ex. Découverte, Proposition, Négociation).
  4. Cliquez sur Convertir — VIA ERP crée l’opportunité et, si besoin, les enregistrements de contact/entreprise.

Conseil : Si vous utilisez plusieurs pipelines (ex. Nouvelles Affaires vs. Upsell), sélectionnez le bon pipeline lors de la conversion.

Étape 4 : Gérer l’Opportunité dans le Pipeline

Le tableau des opportunités offre une vue Kanban de votre pipeline.

  1. Allez dans CRM → Opportunités.
  2. Basculez entre la vue Liste et la vue Tableau via les icônes en haut à droite.
  3. Faites glisser les cartes d’opportunités entre les étapes, ou ouvrez un enregistrement et modifiez directement le champ Étape.

Actions clés dans une Opportunité

ActionOù la trouver
Enregistrer un appel ou une réunionOnglet Activités → Enregistrer une activité
Joindre un fichier ou une propositionOnglet Documents → Télécharger
Ajouter une noteOnglet Notes → saisir et enregistrer
Définir un rappelOnglet Activités → Planifier une activité
Lier des produits/servicesOnglet Articles → ajouter des lignes

Statuts des étapes du Pipeline

StatutSignification
OuverteOpportunité active, encore en cours
En coursEngagement actif — proposition ou négociation en cours
GagnéeAffaire conclue avec succès
PerdueOpportunité non convertie ; enregistrer la raison de perte

Conseil : Utilisez le panneau Filtres pour afficher les opportunités par étape, commercial, date de clôture prévue ou montant du revenu.

Étape 5 : Créer un Devis depuis l’Opportunité

Lorsque le prospect est prêt à voir une tarification, générez un devis directement depuis l’opportunité.

  1. Ouvrez l’enregistrement de l’opportunité.
  2. Cliquez sur Créer un Devis dans la barre d’actions supérieure.
  3. VIA ERP pré-remplit le devis avec :
    • Les informations de contact et d’entreprise de l’opportunité
    • Les articles si vous en avez ajouté dans l’onglet Articles
  4. Dans l’éditeur de devis :
    • Ajoutez ou modifiez les lignes (produits, services, quantités, prix unitaires)
    • Appliquez des remises au niveau de la ligne ou du document
    • Ajoutez des taxes — au niveau de l’article ou du document
    • Définissez la date de validité du devis
    • Ajoutez les conditions générales dans le champ notes
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Le devis débute au statut Brouillon. Il n’est pas visible par le client jusqu’à son envoi.

Étape 6 : Envoyer le Devis au Client

  1. Ouvrez le devis au statut Brouillon.
  2. Cliquez sur Envoyer (ou Envoyer par Email).
  3. Vérifiez le modèle d’email pré-rempli :
    • Objet du message
    • Corps du message
    • Devis PDF en pièce jointe
  4. Ajoutez des destinataires en copie si nécessaire.
  5. Cliquez sur Envoyer — le statut du devis passe à Envoyé et l’horodatage est enregistré.

Portail Client

Si le module Portail Client est activé, le client reçoit un lien pour consulter et interagir avec le devis en ligne — il peut approuver, refuser ou laisser des commentaires sans avoir à répondre par email.

Conseil : Personnalisez le modèle d’email de devis dans Paramètres → Modèles d’Email → Devis Envoyé pour qu’il corresponde à l’identité de votre marque.

Étape 7 : Obtenir une Approbation (Workflow d’Approbation)

Si votre organisation exige une approbation interne avant d’envoyer des devis (ou avant leur conversion en commande), le Workflow d’Approbation ajoute une étape de validation obligatoire.

Remarque : Cette étape s’applique uniquement si les Workflows d’Approbation sont activés dans Paramètres → Automatisation → Règles d’Approbation.

  1. Après avoir finalisé le devis, cliquez sur Soumettre pour Approbation.
  2. Les approbateurs désignés reçoivent une notification.
  3. L’approbateur ouvre le devis et clique sur Approuver ou Rejeter avec ses commentaires.
  4. Si approuvé, le devis passe au statut Approuvé et peut être envoyé au client.
  5. Si rejeté, il retourne au statut Brouillon avec les commentaires du validateur visibles.

Étape 8 : Convertir le Devis en Bon de Commande

Lorsque le client accepte le devis, convertissez-le en Bon de Commande pour démarrer l’exécution.

  1. Ouvrez le devis accepté (ou approuvé).
  2. Mettez à jour le statut du devis à Accepté si ce n’est pas déjà fait.
  3. Cliquez sur Convertir en Commande.
  4. Vérifiez les détails du bon de commande :
    • Articles, quantités et tarification
    • Définissez la Date de Livraison si applicable
  5. Cliquez sur Confirmer la Commande — le statut passe de Brouillon à Confirmé.

Flux de Statuts du Devis

Statut du DevisDescription
BrouillonEn cours de préparation en interne
EnvoyéTransmis au client
AcceptéLe client a accepté les conditions
RefuséLe client a rejeté le devis
ConvertiConverti avec succès en bon de commande

Étape 9 : Créer un Bon de Livraison (Gestion des Stocks)

Remarque : Cette étape s’applique uniquement si la fonctionnalité Gestion des Stocks est activée dans Paramètres → Fonctionnalités.

Lors de l’expédition de marchandises physiques :

  1. Ouvrez le bon de commande confirmé.
  2. Cliquez sur Créer un Bon de Livraison.
  3. Dans le formulaire :
    • Confirmez les quantités à expédier (livraisons partielles possibles).
    • Sélectionnez l’entrepôt source.
    • Définissez la date de livraison et ajoutez un numéro de suivi si applicable.
  4. Cliquez sur Valider — les niveaux de stock sont décrémentés automatiquement.

Conseil : Pour les livraisons partielles, le bon de commande affiche la quantité livrée par rapport au total commandé. Vous pouvez créer plusieurs bons de livraison pour une même commande.

Étape 10 : Convertir en Facture

Une fois les marchandises ou services livrés, créez une facture.

  1. Ouvrez le bon de commande confirmé.
  2. Cliquez sur Créer une Facture.
  3. VIA ERP reprend tous les articles, taxes et remises de la commande dans la facture.
  4. Vérifiez la facture :
    • Date de facturation et Date d’échéance (selon les conditions de paiement).
    • Adresse de facturation.
  5. Cliquez sur Valider la Facture — le statut passe à Confirmée.
  6. Envoyez la facture au client :
    • Envoyer par Email pour transmettre le PDF.
    • Ou partagez le lien du Portail Client.

Étape 11 : Enregistrer le Paiement

Lorsque le client paie, enregistrez le paiement sur la facture.

  1. Ouvrez la facture au statut Confirmée ou Envoyée.
  2. Cliquez sur Enregistrer un Paiement.
  3. Renseignez :
    • Montant (peut être partiel)
    • Date de paiement
    • Mode de paiement (Virement, Chèque, Espèces, Carte, etc.)
    • Compte bancaire où les fonds ont été reçus
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Si le paiement couvre la totalité de la facture, le statut passe automatiquement à Payée. Pour les paiements partiels, il passe à Partiellement Payée et le solde restant est suivi.

Conseil : Utilisez le Rapprochement Bancaire dans Trésorerie pour réconcilier les paiements enregistrés avec les lignes de votre relevé bancaire réel.

Prochaines étapes

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