Vue d'ensemble des achats

Module achats

Le module Achats de VIA ERP vous permet de gérer l’ensemble du processus d’approvisionnement : commandes fournisseurs, réceptions de marchandises et rapprochement avec les factures.

Processus d’achat

Le flux d’achat standard dans VIA ERP :

Demande d'achat → Bon de commande → Réception → Facture fournisseur → Paiement

Étapes détaillées

Bons de commande fournisseur

Créer un bon de commande

1. Accédez à Achats → Bons de commande
2. Cliquez sur + Nouveau bon de commande
3. Remplissez les informations :

Lignes de commande

Pour chaque article commandé :

• Produit — Sélectionnez depuis le catalogue ou saisissez un article libre
• Quantité — Nombre d’unités commandées
• Prix unitaire — Prix d’achat négocié
• Taux de TVA — Taxe applicable
• Remise — Réduction éventuelle

Statuts du bon de commande

Validation et approbation

Configurez des règles d’approbation :

1. Accédez à Paramètres → Achats → Approbations
2. Définissez les seuils :
   • Montant < 50 000 DZD → Approbation automatique
   • Montant 50 000 – 500 000 DZD → Approbation manager
   • Montant > 500 000 DZD → Approbation directeur

Gestion des fournisseurs

Fiche fournisseur

Chaque fournisseur dispose d’une fiche complète :

• Informations générales — Raison sociale, adresse, contacts
• Coordonnées bancaires — RIB/IBAN pour les paiements
• Conditions commerciales — Délais de paiement, remises négociées
• Historique — Commandes, livraisons, factures passées
• Évaluation — Performance de livraison, qualité, respect des délais

Catalogue fournisseur

Associez des produits à vos fournisseurs :

• Prix d’achat spécifique par fournisseur
• Délai de livraison moyen
• Quantité minimum de commande
• Référence produit fournisseur

Réceptions

Enregistrer une réception

Lorsque vous recevez la marchandise :

1. Ouvrez le bon de commande concerné
2. Cliquez sur Créer une réception
3. Pour chaque ligne :
   • Renseignez la quantité reçue
   • Indiquez l’état : Conforme, Endommagé ou Manquant
4. Ajoutez des notes si nécessaire (numéro de lot, observations)
5. Validez la réception

Réception partielle

Si toute la commande n’est pas livrée :

• Enregistrez les quantités reçues
• Le bon de commande passe en statut Partiellement reçu
• Créez d’autres réceptions au fur et à mesure des livraisons
• Le suivi indique clairement le reste à livrer

Impact sur le stock

La validation d’une réception :

• Met à jour le stock automatiquement
• Crée un mouvement d’entrée dans l’historique
• Met à jour le coût moyen pondéré du produit (si configuré)

Rapprochement à trois voies (Three-Way Matching)

Le rapprochement à trois voies garantit la cohérence entre :

1. Bon de commande — Ce que vous avez commandé
2. Bon de réception — Ce que vous avez reçu
3. Facture fournisseur — Ce que le fournisseur vous facture

Processus

1. VIA ERP compare automatiquement les trois documents
2. En cas de correspondance → La facture peut être validée
3. En cas d’écart → Une alerte est remontée :
   • Quantité facturée ≠ quantité reçue
   • Prix facturé ≠ prix commandé
   • Articles non commandés

Configuration des tolérances

Définissez des seuils de tolérance pour les écarts mineurs :

• Tolérance de prix — ex : ±2% accepté
• Tolérance de quantité — ex : ±5% accepté
• Les écarts au-delà des seuils nécessitent une approbation manuelle

Rapports achats

Indicateurs clés

Bonnes pratiques

• Utilisez les demandes d’achat pour centraliser les besoins
• Configurez les seuils d’approbation pour contrôler les dépenses
• Activez le rapprochement à trois voies pour sécuriser les paiements
• Évaluez régulièrement vos fournisseurs sur la qualité et les délais
• Négociez des conditions cadres avec vos fournisseurs principaux

Prochaine étape

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