Glossaire des Termes
Définitions des termes commerciaux et ERP utilisés dans VIA ERP
Ce glossaire définit les principaux termes commerciaux et ERP que vous rencontrerez dans VIA ERP et sa documentation. Les termes sont classés par ordre alphabétique.
A
Âge des créances / Rapport d’ancienneté — Rapport financier qui regroupe les factures clients impayées selon leur ancienneté, généralement par tranches de 0–30, 31–60, 61–90 et 90+ jours. Il aide les entreprises à prioriser les relances et à évaluer le risque de crédit.
Règles d’affectation — Règles automatisées configurées dans le module CRM qui orientent les prospects ou opportunités entrants vers des commerciaux ou des équipes spécifiques en fonction de critères définis tels que le territoire, le secteur ou la taille de l’affaire. Elles garantissent qu’aucun prospect n’est oublié et réduisent le travail de dispatching manuel.
Conversion automatique — Fonctionnalité qui convertit automatiquement un type de document en un autre lorsque certaines conditions sont remplies. Par exemple, un devis accepté peut être automatiquement converti en bon de commande, ou une commande d’achat confirmée en bon de réception, sans intervention manuelle.
B
Suivi par lot — Système permettant de regrouper et de tracer les produits partageant le même lot de fabrication, la même date de production ou la même date d’expiration. Il permet aux entreprises de rappeler des lots spécifiques, de gérer les dates d’expiration et de satisfaire aux exigences de traçabilité dans les secteurs réglementés.
Nomenclature (BOM) — Liste structurée de toutes les matières premières, composants et sous-assemblages nécessaires à la fabrication d’un produit fini ou d’un pack. Dans VIA ERP, les nomenclatures sont à la base des packs produits et définissent les quantités de composants consommées lors de la production ou de l’assemblage.
Budget — Allocation planifiée de ressources financières pour une période, un département ou un projet spécifique. Les budgets dans VIA ERP sont gérés dans le module Comptabilité et peuvent être comparés aux dépenses réelles pour produire des rapports d’écarts et contrôler les dépassements.
C
Plan comptable — Liste hiérarchique et numérotée de tous les comptes financiers qu’une organisation utilise pour catégoriser et enregistrer ses transactions. Dans VIA ERP, il est préconfiguré selon les normes comptables locales (ex. : NSCG tunisien) et peut être personnalisé selon la structure de votre entreprise.
Centre de coûts — Unité organisationnelle — telle qu’un département, un projet ou une succursale — utilisée pour suivre et répartir les coûts de manière indépendante. L’affectation des charges et des produits aux centres de coûts permet une analyse détaillée de la rentabilité à un niveau granulaire.
Prix de revient — Le coût de référence interne d’un produit tel qu’enregistré dans le catalogue produits. Il représente ce que l’entreprise considère comme le coût standard de production ou d’acquisition d’une unité, distinct du prix d’achat fournisseur ou du prix de vente client. Utilisé pour les calculs de marge, la valorisation des stocks et comme solution de repli lorsqu’aucun prix fournisseur n’existe.
Code promo — Code alphanumérique qu’un client saisit lors de la commande ou qu’un commercial applique à un document pour obtenir une remise prédéfinie. Les codes promo peuvent être configurés avec des limites d’utilisation, des dates d’expiration, des montants de commande minimum et des valeurs de remise en pourcentage ou en montant fixe.
Avoir — Document émis par un vendeur pour réduire le montant dû par un client. Les raisons courantes incluent les retours de produits, les erreurs de facturation ou les gestes commerciaux. Dans VIA ERP, un avoir réduit le solde impayé du client et peut être imputé sur des factures futures ou remboursé.
Taux de change — Taux utilisé pour convertir un montant d’une devise vers une autre. En mode multidevises, VIA ERP stocke des taux de change datés afin que les documents historiques reflètent le taux en vigueur au moment de la transaction, et non le taux actuel.
D
Note de débit (Ventes) — Document émis par un vendeur pour demander un paiement complémentaire à un client, généralement pour des montants sous-facturés sur la facture d’origine. Elle augmente le solde impayé du client.
Note de débit (Achats / Réclamation) — Document émis par un acheteur à un fournisseur pour demander un avoir ou un remboursement, habituellement pour des marchandises retournées, des écarts de qualité ou des surfacturations sur une facture d’achat. Elle réduit le montant dû au fournisseur.
Bon de livraison — Document qui accompagne les marchandises expédiées à un client, listant les articles et quantités envoyés. Il sert de preuve d’expédition et est rapproché du bon de commande et de la facture dans le processus de vente.
Flux de documents — Configuration dans VIA ERP qui définit quels documents commerciaux sont actifs dans votre processus et dans quel ordre ils s’enchaînent. Par exemple, une entreprise peut configurer le flux Devis → Commande → Bon de livraison → Facture, ou ignorer certaines étapes si elles ne s’appliquent pas.
Relance (Dunning) — Processus systématique d’envoi de rappels ou de notifications d’escalade aux clients ayant des factures impayées. Le système de relance de VIA ERP prend en charge des séquences configurables de rappels (e-mail, in-app) avec une urgence croissante, déclenchés automatiquement selon les dates d’échéance.
E
Facturation électronique (E-Invoicing) — Soumission électronique des factures directement sur la plateforme de l’administration fiscale dans un format lisible par machine, en conformité avec la réglementation locale. Lorsque la facturation électronique est activée dans VIA ERP, les factures peuvent être soumises au portail de l’autorité fiscale compétente depuis l’application.
Charge — Coût engagé dans le cadre des opérations commerciales. Les charges dans VIA ERP peuvent être affectées à des centres de coûts ou à des projets, et sont enregistrées sous forme d’écritures comptables pour fournir une image précise de la rentabilité.
F
FIFO (Premier entré, premier sorti) — Méthode de valorisation des stocks selon laquelle les articles achetés en premier sont supposés être vendus en premier. Cela signifie que le coût des marchandises vendues reflète les prix d’achat les plus anciens (souvent moins élevés), tandis que le stock restant reflète les coûts les plus récents. VIA ERP prend en charge le FIFO ainsi que le coût moyen pondéré.
Position fiscale — Règle de correspondance de taxes qui substitue automatiquement une taxe à une autre (ou supprime des taxes) selon le pays ou la région du client ou du fournisseur. Par exemple, les ventes intra-UE peuvent mapper la TVA standard vers un taux zéro. Les positions fiscales garantissent l’application du bon traitement fiscal sans intervention manuelle.
Exercice fiscal — La période comptable de 12 mois utilisée par une entreprise pour le reporting financier et fiscal. Elle peut différer de l’année civile — par exemple, commençant le 1er juillet et se terminant le 30 juin. Le mois de début de l’exercice fiscal est configuré dans le profil de votre entreprise dans VIA ERP.
G
Bon de réception (GRN) — Document qui enregistre formellement la réception de marchandises d’un fournisseur en regard d’un bon de commande. Il confirme les quantités et l’état des articles reçus, déclenche les mises à jour des stocks et est utilisé dans le rapprochement tripartite pour vérifier l’alignement entre le bon de commande, le bon de réception et la facture d’achat.
Délai de grâce — Nombre de jours supplémentaires accordés après la date d’échéance d’un paiement avant qu’il soit considéré comme formellement en retard et que des actions de relance soient déclenchées. Les délais de grâce offrent aux clients un court tampon pour les retards mineurs, sans escalade immédiate des procédures de recouvrement.
I
Facture — Demande de paiement formelle et juridiquement contraignante émise à un client après la livraison de biens ou de services. Une facture précise ce qui a été fourni, le prix convenu, les taxes applicables et la date d’échéance du paiement. Dans VIA ERP, les factures peuvent être générées manuellement ou converties automatiquement depuis des bons de commande.
Valorisation des stocks — La valeur monétaire de l’ensemble des stocks disponibles à un moment donné. VIA ERP calcule la valorisation des stocks en utilisant soit le FIFO (coût le plus ancien en premier) soit le coût moyen pondéré (CMP), et le résultat apparaît au bilan en tant qu’actif courant.
J
Écriture comptable — L’enregistrement comptable fondamental d’une transaction financière, exprimé sous forme d’une ou plusieurs entrées au débit et d’entrées correspondantes au crédit qui s’équilibrent toujours à zéro. Chaque événement financier dans VIA ERP — factures, paiements, mouvements de stocks — génère automatiquement des écritures comptables dans le plan comptable.
K
KPI (Indicateur clé de performance) — Mesure quantifiable utilisée pour évaluer l’efficacité avec laquelle un individu, une équipe ou une organisation atteint ses objectifs. Les tableaux de bord de VIA ERP présentent des KPI tels que le chiffre d’affaires, la marge brute, le taux de recouvrement et la rotation des stocks pour soutenir la prise de décision basée sur les données.
L
Coût de revient complet (Landed Cost) — Le coût total d’un produit après sa livraison à destination, incluant le prix d’achat plus les charges supplémentaires telles que le fret, les droits de douane, l’assurance et les frais de manutention. Les coûts complets sont affectés aux marchandises reçues pour une valorisation précise des stocks.
Prospect (Lead) — Une personne ou une entreprise ayant manifesté un intérêt pour vos produits ou services, mais pas encore qualifiée comme véritable opportunité commerciale. Dans le CRM de VIA ERP, les prospects sont capturés, scorés et nourris jusqu’à ce qu’ils soient prêts à être convertis en opportunités.
Scoring des prospects — Système automatisé qui attribue un score numérique à chaque prospect en fonction de critères tels que le comportement d’engagement, la complétude du profil, la taille de l’entreprise et l’adéquation démographique. Les prospects au score le plus élevé sont priorisés pour le suivi. Le modèle de scoring peut être configuré ou assisté par IA dans VIA ERP.
Ligne — Une seule ligne dans un document (devis, commande, facture, bon de commande, etc.) représentant un produit ou service, sa quantité, son prix unitaire, les remises applicables et les taxes. Les documents sont composés d’une ou plusieurs lignes.
M
Multi-tenant — Architecture logicielle dans laquelle une seule instance d’application sert plusieurs organisations distinctes (locataires), chacune avec des données totalement isolées. VIA ERP est multi-tenant : les données de votre organisation ne sont jamais mélangées avec celles d’un autre locataire, mais tous partagent la même infrastructure sous-jacente.
Multidevises — Capacité à créer des documents, enregistrer des paiements et produire des rapports dans des devises autres que la devise de base. Lorsque la fonctionnalité multidevises est activée, VIA ERP gère la conversion des devises à l’aide des taux de change configurés et suit les gains et pertes de change.
O
Opportunité — Un prospect commercial qualifié ayant une probabilité réaliste de se convertir en vente. Une opportunité dans VIA ERP suit la valeur potentielle de l’affaire, la probabilité, l’étape et les contacts associés, et constitue l’enregistrement central du pipeline commercial.
Trop-perçu — Situation où un client paie plus que le montant facturé. VIA ERP enregistre l’excédent comme un avoir client pouvant être appliqué sur des factures futures ou remboursé, évitant ainsi qu’il ne soit perdu ou incorrectement comptabilisé comme revenu.
P
Imputation de paiement — Processus consistant à relier un ou plusieurs paiements aux factures spécifiques qu’ils règlent. Une imputation correcte garantit la précision des rapports de comptes clients, évite les soldes impayés fantômes et déclenche les mises à jour du statut des factures (paiement partiel ou total).
Conditions de paiement — Accord entre acheteur et vendeur définissant quand le paiement est dû et les éventuelles remises pour paiement anticipé ou structures d’acomptes. Exemples : Net 30 (paiement intégral dans les 30 jours), 2/10 Net 30 (remise de 2% si paiement dans les 10 jours) et 50% d’acompte avec 50% à la livraison.
Tarif (Liste de prix) — Un ensemble prédéfini de prix produits qui remplace le prix catalogue par défaut pour des clients, groupes de clients ou périodes spécifiques. Les tarifs permettent aux entreprises d’offrir des prix négociés à des comptes clés sans modifier le prix de base du produit.
Pack produit — Combinaison de deux produits ou plus conditionnés et vendus ensemble comme une seule unité à un prix combiné. Le moteur de packs de VIA ERP s’appuie sur une nomenclature pour définir les composants du pack et gère la déduction des stocks au niveau des composants lors de la vente d’un pack.
Variante de produit — Version spécifique d’un produit différenciée des autres par un ou plusieurs attributs tels que la taille, la couleur ou le matériau. Par exemple, un produit T-shirt peut avoir des variantes pour Petit/Bleu, Petit/Rouge, Moyen/Bleu, etc., chacune avec son propre SKU, prix et niveau de stock.
Promotion — Règle de tarification limitée dans le temps qui applique une remise à un ou plusieurs produits ou catégories. Les promotions dans VIA ERP peuvent être configurées en remises en pourcentage, en réductions de montant fixe ou en offres acheter X obtenir Y, avec des dates de début et de fin et des limites d’utilisation optionnelles.
Facture d’achat — La facture du fournisseur pour les biens ou services que votre entreprise a reçus, représentant un montant que votre entreprise doit payer. Dans VIA ERP, les factures d’achat sont rapprochées du bon de commande et du bon de réception correspondants dans le cadre du rapprochement tripartite avant approbation du paiement.
Bon de commande (BC) — Document formel envoyé par un acheteur à un fournisseur pour demander la fourniture de biens ou services spécifiques à des prix, quantités et délais de livraison convenus. Un bon de commande constitue un engagement légal d’achat et forme le premier volet du rapprochement tripartite.
Demande d’achat (DA) — Document interne créé par un employé ou un département pour demander formellement l’achat de biens ou de services. Une DA nécessite une approbation avant de pouvoir être convertie en appel d’offres ou en bon de commande, offrant un flux d’achat contrôlé.
R
Appel d’offres (AO) — Document envoyé à un ou plusieurs fournisseurs pour les inviter à soumettre leurs tarifs pour des biens ou services spécifiés. Les AO sont utilisés pour comparer les devis fournisseurs avant de s’engager sur un bon de commande, soutenant un approvisionnement compétitif.
Facture récurrente — Facture générée et envoyée automatiquement à un client à intervalles réguliers (hebdomadaire, mensuel, trimestriel, etc.) pour des services continus ou des abonnements. Dans VIA ERP, les factures récurrentes sont configurées une fois avec une date de début, une fréquence et une condition de fin, puis générées automatiquement.
S
Bon de commande client — Document interne confirmé représentant l’engagement d’un client à acheter des biens ou services spécifiques. Un bon de commande client autorise l’exécution, déclenche la réservation de stock et sert de base pour générer des bons de livraison et des factures.
Ajustement de stock — Correction manuelle appliquée aux quantités de stock dans un entrepôt pour aligner les enregistrements système avec la réalité physique. Les ajustements sont utilisés pour comptabiliser les marchandises endommagées, les radiations, les erreurs de comptage découvertes lors des inventaires ou les articles expirés.
Alerte de stock — Notification automatique déclenchée lorsque le stock disponible d’un produit tombe sous un seuil minimum défini. Les alertes de stock aident les équipes d’approvisionnement à réapprovisionner à temps pour éviter les ruptures de stock et les arrêts de production.
Inventaire physique — Processus physique de comptage de tous les articles dans un entrepôt pour vérifier que le stock réel correspond aux quantités enregistrées dans le système. Les écarts découverts lors d’un inventaire sont résolus par des ajustements de stock.
Entrée de stock — Transaction qui enregistre la réception de marchandises dans un entrepôt, augmentant la quantité en stock. Les entrées de stock sont générées lors de la confirmation des bons de réception, lors d’ajustements de stock ajoutant des quantités, ou lors de l’arrivée de transferts de stock à l’entrepôt de destination.
Sortie de stock — Transaction qui enregistre l’expédition ou la consommation de marchandises depuis un entrepôt, diminuant la quantité en stock. Les sorties de stock sont générées lors de la confirmation des bons de livraison, lors d’ajustements de stock retirant des quantités, ou lors du départ de transferts de stock de l’entrepôt source.
Réservation de stock — Action d’allouer une quantité spécifique de stock à un bon de commande client avant qu’il soit physiquement expédié, empêchant que le même stock soit vendu à un autre client. Les réservations garantissent que les engagements de livraison sont honorés même lorsque le stock est limité.
Transfert de stock — Mouvement de marchandises d’un emplacement d’entrepôt à un autre au sein de la même organisation. Dans VIA ERP, les transferts de stock nécessitent que la fonctionnalité multi-entrepôts soit activée, et ils génèrent des transactions de sortie et d’entrée de stock correspondantes.
T
Groupe de taxes — Combinaison nommée de plusieurs taxes individuelles appliquées ensemble comme une seule règle sur un produit ou document. Par exemple, un groupe de taxes “TVA standard + Droit de timbre” regroupe deux taxes distinctes afin qu’elles soient toujours appliquées ensemble sans avoir à sélectionner chacune individuellement.
Rapprochement tripartite — Processus de vérification qui contrôle si le bon de commande, le bon de réception et la facture d’achat concordent tous sur les quantités et les prix avant d’approuver le paiement. Tout écart bloque la facture en attente de résolution, réduisant le risque de payer des biens non reçus ou à des prix non convenus.
Locataire (Tenant) — Organisation ou entreprise opérant comme entité indépendante au sein de l’architecture multi-tenant de VIA ERP. Chaque locataire possède ses propres données isolées, utilisateurs, paramètres et configuration, mais partage l’infrastructure applicative sous-jacente avec d’autres locataires.
U
Unité de mesure (UdM) — Unité standardisée utilisée pour quantifier un produit lors des achats, des ventes et du stockage. Exemples : kilogramme (kg), litre (L), pièce (pcs), boîte et palette. VIA ERP prend en charge la conversion d’unité de mesure afin qu’un produit acheté à la boîte puisse être vendu à la pièce.
V
Avoir fournisseur — Solde créditeur détenu auprès d’un fournisseur résultant de retours fournisseurs, de notes de débit d’achat ou de paiements excédentaires dépassant les nouvelles factures. Les avoirs fournisseurs peuvent être imputés sur des factures d’achat futures pour réduire le montant à payer.
W
Entrepôt — Emplacement physique où les stocks sont stockés, gérés et suivis. VIA ERP prend en charge les configurations à entrepôt unique et multi-entrepôts, chaque entrepôt maintenant ses propres niveaux de stock, mouvements et enregistrements de valorisation.
Coût moyen pondéré (CMP / AVCO) — Méthode de valorisation des stocks qui calcule le coût des marchandises vendues et le stock final sur la base du coût moyen de toutes les unités détenues, pondéré par la quantité. Lorsque de nouveaux stocks sont reçus à un prix différent, la moyenne est recalculée sur toutes les unités disponibles.
Radiation (Write-Off) — Action comptable qui supprime des livres une créance irrécouvrable, la reconnaissant comme une perte. Dans VIA ERP, les radiations de factures réduisent le solde impayé à zéro et imputent la perte sur un compte de charges pour créances douteuses configuré, maintenant ainsi la précision des états financiers.